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2016.9.16

基本のビジネスマナー② 電話対応

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前回、ビジネスマナー①として正しい敬語の使い方についてお話ししましたね。
今日は基本のビジネスマナー②として「電話対応」についてお話ししようと思います。

電話の基本マナーを知ろう

電話は仕事をする上で使用頻度、重要度共に非常に高いビジネスツールとなっています。しかし、皆さんの中には電話対応に苦手意識を持っている方も多いのではないでしょうか?「不得意、対応が下手だから出ない」そうするといつまで経っても慣れず、克服することができません。そんな意識を持ってしまっているのには色々な理由があるかと思いますが、電話対応にはいくつかの基本マナーがあり、そのマナーを身に付けていけば、苦手意識がなくなるかもしれません。

電話の基本マナー

① 2コール以内!!
電話が鳴ったら2コール以内に取るのが基本です。
3コール以上鳴ってしまったら、「お待たせしました」と一言必ず添えるようにしましょう。

② メモをとる!
必ず電話を取る時にはメモを取る習慣をつけ、5W1Hを意識しましょう。
5w2hとは、When(いつ)、Who(だれが)、Where(どこで)、What(何を)、Why(なぜ)の5Wに、How(どのように)の1Hです。
担当者が不在で伝言をお預かりした際、正確に伝えることができその後の対応がスムーズに運びます。

③ 必ず復唱!!

言い間違いや聞き間違いを防ぐ為に必ず、復唱し確認しましょう。
正確でない情報の伝達はトラブルの原因となり、会社の信用を損ねる可能性もあります。

④ 受話器はそのまま置かない
電話が終わりそのまま受話器を置くのはNGです。静かに置いたつもりでも、ガチャ
ンという音は電話口に響いてしまい相手に不快な思いをさせてしまいます。
電話が終わったら、電話のフックを指で押して切れたのを確認したら、受話器を置き
ましょう。


また皆さんの中には、基本マナーは理解しているけど、「緊張してうまく電話対応ができない」という方もいるかもしれません。ハキハキと明るく爽やかに対応することを心がけるだけで、緊張もほぐれ、電話対応もスムーズになっていくと思います。


電話は基本のビジネスマナーですが、「会社の顔」であり、会社全体の印象が左右される重要なものです。相手の表情が見えないコミュニケーションツールだからこそ、声のトーンや言葉遣い、作法などを身に付け、丁寧に対応できることが社会人として望ましいです。
社内社外問わず様々な人と円滑に仕事を進めるためになくてはならない、ビジネスマナーとなりますので、ぜひ身に付けてくださいね。

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