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2020/12/29

【大宮】実践で鍛えて電話応対をマスター!ハローワールドの『事務補助訓練』についてご紹介します

こんにちは、ハローワールド大宮事業所です!

突然ですが、皆さんは「電話応対」に自信はありますか?

どんな会社で仕事をしていても欠かせない「電話応対」、苦手意識を持っている人も少なくないのではないかと思います。

企業の研修や就労移行支援事業所の訓練で電話のロープレをするところもありますが、ロープレの性質上ある程度話の内容や流れが決まっており、臨機応変な対応の練習にはあまりなりません。
また、電話の相手が講師だとわかっていると、実際の電話のような緊張感も生まれにくいです。

そのため、ロープレで準備をしても、実際の仕事の現場だとうまく電話応対ができない…なんてことも起こりがち。

そこでハローワールドでは、より実践的な電話応対の練習を行うため、実際に事業所にかかってくる電話を利用者さんに応対してもらう「事務補助訓練」を取り入れています。
本日はこの事務補助訓練についてご紹介します。

事務補助訓練とは?

事務補助訓練とは、ハローワールドで発生する事務的な仕事の一部を利用者さんに担当してもらう、半分実務のような訓練です。
電話応対のほかに、来客応対、書類の作成や補充なども担当していただいています。

電話応対の場合は、基本的には電話の取り次ぎ部分を利用者さんに行っていただきます。
電話がかかってきたら、相手の名前と取り次ぎ先の担当者を確認し、担当者に電話を代わるまでが一連の業務の流れです。
利用者さんのスキルによっては、担当者不在時に伝言を受けるなど、よりハイレベルな応対にもチャレンジすることができます。

電話応対が未経験だったり、自信がなかったりしても大丈夫!
事前にロープレを入念に行い、言葉遣いや応対の流れについてしっかりと指導を受けられます。
また、実際に電話を受けた後にも、取り次ぎに必要な情報を聞き取れているか・報連相のタイミングや内容は適切か・言葉遣いに問題がないか…などのフィードバックがあります。

事務補助訓練のメリット

臨機応変な対応ができるハイレベルな電話応対力が身に付くというのは最初にも述べましたが、他にも事務補助訓練を受けるメリットは沢山あります。

一つは、「適度な緊張感」です。
ハローワールドのお客さん(利用者さん)や関係者の方々からの電話を受けるため、自分の応対がハローワールドに対する印象にも影響することがあります。自分がハローワールドの「顔」であるという自覚が緊張感を生み、経験者にとっては勘を取り戻すキッカケとなったり、未経験者にとっては実践で使えるスキルの習得に繋がったりするのだそうです。

また、訓練の段階で自分の電話応対への適性をしっかりと見極められることも利点の一つです。
電話応対は対人業務ですので、少なからず負荷がかかります。それが自分にとって耐えられるものなのか、もしくは強いストレスとなるのかを体感することで、自分が事務職や人と接する仕事に向いているのかを考えることができます。

さらに、「ハローワールドで電話応対業務を担当していた」というのは、就職活動において立派な実績にもなります。
ロープレではなく実際の電話応対が出来ているところを支援員がしっかりと目にしているので、企業担当者への説得力も増します。

このような多くの利点があることから、ハローワールド大宮では利用者さんに仕事を積極的に手伝っていただいています。

利用者さんにとっても「仕事に貢献できた」という自信や達成感に繋がると、ご好評を頂いています。

 

今回のブログで紹介した事務補助訓練を受けてみたい、という方は、是非ハローワールドにお問い合わせください。

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